Salesforceの使い方　事例から学ぶとヒントが見えるよ

現在Salesforceを使っているが、局所的な業務での利用のみで、うまく活用できているのか？もっと有効活用できるのではないか？他の会社の使い方を聞いてみたい！など運用している方であれば一度は考えたことがあるのではないでしょうか？ 
そこで今回は弊社においてSalesforceをどのように活用しているかを使い方と活用事例としてご紹介したいと思います。是非最後までお読みください！

 

 

Salesforceの使い方に正解はない

Salesforceの使い方に正解はありません。え？と思われたでしょう。正解がないというのは、万人の模範となる回答がないということです。
 
Salesforceは名前から連想できるように、営業支援ツール(SFA)として大変優れています。またSFAだけではなく、顧客管理(CRM)やマーケティングオートメーション(MA)も可能です。カスタマイズの自由度も高く、あらゆるシステムを構築できます。そのためどう使えばいいか、自分達はうまく使えているのだろうか、といった悩みを持つユーザーの方は一定数いらっしゃるのではないでしょうか。 
実際、弊社にお問合せたお客様にもそういった悩みを持つ方が多く、より活用していくためのご支援をさせていただいております。
 
ご支援を始めて一通りシステムについてお聞きすると、Salesforce運用開始前にしっかり練られて作られていることが多いです。そのため、もうちょっと良くなる点は見られても、間違っていることはほとんどありません。
 
Salesforceは年に3回バージョンアップがあり、さまざまな機能が追加されます。ITの世界もめまぐるしく進化していきます。その中で作った時点では最高のシステムであっても、2、3年後にも最高であると言い切れません。今ある状況に満足せず、常に最善を考えて自社や社会やITの進化やSalesforceのバージョンアップに合わせた最善を考えていく必要があるのではと思います。
 
そのためこれからご紹介する活用例もひとつの参考として、近年の状況に合わせて自社ではどうやっていくかなどを考えながら読んでいただけると幸いです。
 

事例から学ぶ １）営業支援システム（SFA）

まずは営業支援システムとしての利用です。至ってシンプルで、カスタマイズもほとんどSalesforceの標準機能の範囲内で行っています。
 
Salesforceを導入する前は、弊社ではEXCEL（エクセル）で営業情報を管理していました。週に一度の営業会議の前に関係者が営業情報のEXCELを更新して、そのEXCELを見ながら会議を進めていくといったことをしていました。 当初は営業情報がそれほど多くなかったこともあり、管理・運用は大きな問題はありませんでした。しかし、数字や活動内容などもひとつのエクセルシートにまとめて一覧で見れるような形のフォーマットが難しく、結果として集計に時間がかかるような資料でした。
 
Salesforce導入後は、レポートや関連リストから顧客や案件概要、商談に紐づいた活動を様々な角度で一覧で見れるようになったため、入力も最小限で済みました。受注後の管理項目へのデータ反映などもでき、効率化が実現できました。
 
構築概要は、以下になります。 
項目整理と画面のカスタマイズ程度です。メインとなる商談の詳細画面はタブを駆使して詳細情報をわかりやすく配置しています。主な詳細情報は以下となります。
 

• 商談情報
• 製品情報
• 案件情報

 

 
商談時点で得られる情報は多く、受注後もプロジェクト管理の前知識として利用できるものや、自社の実績集計として利用できるものなどがあります。タブなどでわかりやすく分けることで、情報の整理にもなります。また情報が多いため、入力しやすさも重要であるため、チェックボックスなどを多く配置しています。 活動はほとんど手を付けておらず、ほぼそのままで使用しています。
 
　

また予実管理も行っていて、見込オブジェクトがあります。商談のフェーズに合わせた売上見込情報である見込レコードが作成されます。受注確度がある程度の高さまでいくと、見込レコードはフローでより詳細に入力することも可能になっています。
 

 
上記画面で計上する組織や件名を入力し次を押下します。「次へ」ボタンで次の画面になり、詳細内容を入力します。
 

 
詳細内容を入力することで見込レコードが作成されます。
 

 
 

事例から学ぶ ２）勤怠管理システム

次に勤怠管理システムです。 
Salesforce導入前はEXCEL（エクセル）に勤怠を入力し、印刷したものに印鑑を押して提出し、上長はそれに承認印を押して回覧していました。毎日は難しいため、週次で週報という形で提出していました。 ハンコを押すまで回覧されないため回る速度が遅く、週次とはいえ提出するタイミングが遅くなり、状況把握に時間がかかるケースがありました。また客先に駐在している社員は提出のために自社に戻ってくる必要があり、余計な移動時間がかかっていました。
 
Salesforce導入後は、このような問題がすべて解決され、毎日の登録を習慣づけることで、日次での状況把握が可能になりました。 コロナ禍から始めた在宅も勤怠管理に関しては特に課題もなく対応できました。
 
構築概要は以下になります。  
TeamSpirit（チームスピリット）という製品を弊社Salesforce環境に導入しました。ここではTeamSpiritの機能詳細については説明しませんが、Salesforce画面上で、勤怠の打刻や工数入力、休暇等の申請・承認ができるようになりました。 管理者は入力された情報をSalesforceの画面やレポートで把握できます。 
勤怠管理システムの導入により勤怠入力や承認などにかかる工数が半分以下になりました。
 


 

 

事例から学ぶ ３）案件管理システム

次に案件管理システムです。 
プロジェクトマネージャーがプロジェクトを管理するシステムではなく、部門や課などでプロジェクトを複数件管理する際に使う案件管理システムです。
 
Salesforce導入前はプロジェクト概要をEXCELで管理し、参画メンバーの工数なども同一ブック内の別シートで管理し、完了時の実績も同一ブック内で管理していました。 また週次のプロジェクト状況を報告する会では、EXCELのプロジェクト一覧に状況を記載して会議を進めていました。EXCELファイルから別のEXCELファイルへと同じ情報を転記するような作業が散見され、二度手間やミスなどもあり非常に効率が悪いものでした。
 
Salesforce導入後はすべてSalesfoce側で管理され、効率化が実現されました。特にミスが減って入力する側もチェックする側もどちらも楽になりストレスも軽減されたのではないでしょうか。
 
構築概要は以下になります。  
弊社では契約単位のプロジェクトをジョブと呼びます。ジョブのオブジェクトを作成し、タブを駆使して、今までEXCELで管理していた情報を1つのオブジェクトに収めました。このジョブのオブジェクトを中心に、以下の機能もあります。  

• TeamSpiritで入力された工数実績を使ってジョブの使用工数を集計
• ジョブの活動に週次で状況を記載し、レポートを使って報告会議を運用
• ジョブ完了時の報告内容もジョブオブジェクトに入力し、承認申請もSalesforceにて行う

 
案件管理システムにより導入前に非効率的だったものが、一通り改善されました。今までまとめ切れていなかった情報もまとまるようになったため、新たな課題の発見などもできました。
 

 
 

まとめ

「Salesforceの使い方　事例から学ぶとヒントが見えるよ」と題して弊社自身の事例をご紹介しました。Salesforce導入前後の改善や弊社におけるSalesforceの使い方について、ご理解いただけたでしょうか？  
弊社においても導入初期から今の形になったわけではなく、様々な改善や追加機能などを少しずつ行っていくことで、形を成してきました。まだ改善したいものやSalesforceに実装していきたい業務など、課題は残っています。「Salesforceの使い方に正解はない」と冒頭、ご説明した通り、これからも進化するために改善を続け、更なる効率化を実現していきたいと考えています。
 
様々な利用方法がある中で、改めてより良くしていきたいという想いがある場合は、弊社の「Salesforce伴走・開発支援サービス」をご利用を検討ください。
 
最後まで読んでいただきありがとうございます。 
何か少しでもヒントになっていたのであれば幸いです。 
 
 
 
 
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