社内で使える無料ノウハウ共有ツールとナレッジツール6選

ノウハウ共有、ナレッジ共有、情報共有という言葉があります。企業としては共有すればビジネスや組織にプラスになると感じますが、そもそもノウハウやナレッジとはどのような意味なのでしょうか？ そして、ノウハウ共有やナレッジ共有はツールを活用しないとうまくいかないイメージもあります。ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールとの違いは何なのでしょう？そこで本記事ではノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールを徹底比較し、おすすめの社内で使える無料のツールやシステム7選をご紹介いたします。きっとみなさんにピッタリな、ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールが見つかるかもしれませんよ。

ノウハウとナレッジの違いを知っておこう

 

ノウハウとナレッジという言葉があります。同じような意味で使用されているケースが多いですが、実は大きな違いがあります。ビジネスで使うノウハウとナレッジの意味と違いを整理してみます。

 

ノウハウの意味

 

• ノウハウは暗黙知（体験や経験）である。従ってデータベース化や管理がしづらい
• ノウハウは商談報告や生産技術のように情報としては登録でき、蓄積される
• 個人が主導するので属人化しやすい

 

ナレッジの意味

 

• ナレッジは形式知（言語化やデータ化）である。従ってデータベース化や管理がしやすい
• ナレッジはコールセンター向けのFAQや製造業向けの品質情報（設計の不具合、トラブル修理対応の情報等）としてデータ化されて、蓄積される
• 組織が主導するので標準化しやすい

 

ノウハウとナレッジは似ているようですが、このような違いがあったのです。そうなると、「ノウハウとナレッジを活用する」ということも定義が違ってきます。

 

ノウハウの活用

 

蓄積されている個人の情報を組織で共有し、組織で活用すること

 

ナレッジの活用

 

（蓄積されているノウハウを）組織データとして共有し、組織の知識として活用すること つまり、ノウハウの活用とは個人で蓄積されている情報を共有し、活用することです。しかし、IT活用やDXが推進される中、SFA/CRMの利用によって、営業の商談情報や製造に関する技術情報が組織に蓄積されていない企業は減ってきています。

従って、「個人が入力して蓄積されている情報を、組織で共有して活用することがノウハウ」であり、そのノウハウを「組織データとして共有し、組織の知識として活用することがナレッジ」と言えるのではないでしょうか？ このようなノウハウとナレッジの違いを理解して上で、ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールの役割について整理していきましょう。

 

ノウハウ共有ツールとは？ナレッジ共有ツールとは？

 

ノウハウ＝個人が入力して蓄積されている情報を、組織で共有して活用すること ナレッジ＝ノウハウを組織データとして共有し、組織の知識として活用すること このようにノウハウとナレッジは定義づけられると記載しました。そして、ノウハウとナレッジが共有され、組織で活用されるためにはツールやシステムの役割は重要です。ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールはどのようなものなのでしょう？

 

ノウハウ共有ツールとは？

 

• 個人が入力して蓄積されている情報を、組織で共有して活用できる機能がある
• ノウハウを簡単に作成でき、様々なシステムと連携できる
• チャットツールやメッセージを使い、組織でコミュニケーションが取れる
• 動画、ファイル、リンク情報を共有し、検索や分析ができる

 

ナレッジ共有ツールとは？

 

• ノウハウを組織データとして共有し、組織の知識として活用できる機能がある
• ナレッジを簡単に作成でき、様々なシステムと連携できる
• チャットツールやメッセージを使い、組織でコミュニケーションが取れる
• データベース、動画、ファイル、リンク情報を共有し、検索や分析ができる
• スケジュール共有機能やタスク管理機能

 

ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールの違いにはこのような点がありました。しかし、一般的にはノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールはハッキリと定義されていませんし、ノウハウとナレッジの意味もミックスして使用されているケースがほとんどです。  

つまり、「組織内に存在する良い情報は、社員同士で形式知にして共有・活用しよう！」という雰囲気でノウハウ共有やナレッジ共有と言われている感じがします。わかりづらいイメージがあると思いますので、注意して検討していきましょう。  

本記事ではここまでで説明してきたノウハウとナレッジの意味、ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールの違いを定義して解説を進めていきます。いずれにしてもノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールは、猛スピードで今の時代に求められています。その理由はなぜなのでしょうか？

社内で使える無料のノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールが求められる背景

 

ノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールが求められる理由やその背景には、どのようなことが起きているのでしょう？ ビジネス環境は、かつてないスピードで変化しています。AIやDX等の新しい技術をビジネスに活かし、顧客ニーズの多様化に対応し、グローバル化も推進していかなければなりません。

このような企業を取り巻く状況下の中、企業が生き残るためには、社員の早期戦力化と組織全体の知見や知識を最大限に活用し、迅速な意思決定が必要です。 つまり、良いノウハウやナレッジを組織の行動に活かし、企業が成長する仕組みづくりのためにノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールが求められていると言えます。

またノウハウ共有とナレッジ共有が求められている理由には、もうひとつあります。企業で起きている人材育成に関する明確な課題解決をしたいからです。以下の点が挙げられます。

 

人材育成に求められるノウハウ共有とナレッジ共有

 

• 人材が流動化する今、若手社員の早期育成のため、経験豊富な社員のノウハウを共有したい
• 定年退職による知識流出防止のため、経験豊富な社員の技術継承をナレッジ化したい
• 働き方が変わる中、業務効率化と品質向上を追求したい
• イノベーション創出のために、新たなアイデアの発掘や新事業を立案したい

 

このような背景から人材育成を強化するために、ノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールが求められています。そして、企業が目指すのは競合他社との競争力強化であり、新しい知識やスキルを習得し個人の自己成長につなげ、共通の目標に向かって協力できるチームワーク作りです。

しかし、SFA/CRM、グループウェア、チャットツール、ストレージ共有ツールは導入している企業は多く、情報は蓄積されていても、ノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールは一般的には導入されていません。そこで、企業の業務担当者や情報システム担当者はこのような要望を持ちます。

 

【業務担当者や情報システム担当者】

 

• ノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールは、うまく導入して活用できる自信がない。
• 従って、できれば社内で使える無料のものから使って、既存システムとうまく連携させたい

 

企業の業務担当者や情報システム担当者は、このような２つの要望を持っているのではないでしょうか？そこで本記事では、社内で使える無料ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールを徹底比較し、おすすめの無料ツールと有料ツールにも触れながら、一挙に7選をご紹介いたします。

 

KnowhowBase（ノウハウベース）　ポイント：ライセンスは無料でSalesforceプラットフォームと連携する

 

 

ノウハウ共有ツール「KnowhowBase」は（株）日本システムデザインが提供しています。‘ノウハウを作る、探す、活用する’ をコンセプトにし、Salesforceプラットフォームと連携するノウハウ共有ツールです。Salesforceに蓄積されている情報等をノウハウとして共有し、個人やチームで活用できます。

「作る・探す・活用する」を特長にしていますので、Salesforceで簡単にノウハウ（記事）を作成し、素早く探せ、コメント・フィードバック・分析でチームと自分に身につくことを目指しています。チャットツール：Chatter(チャター)を使い、チームでコミュニケーションが取れますし、様々なSalesforce Cloudとシームレスに連携が可能です。

例えば、SFA/CRM のSalesforce Sales Cloudで営業情報をノウハウにしたり、Salesforce Lightning Platform（旧Force.com）やSalesforce Service Cloudで製造業の生産技術情報や、コンタクトセンターの修理トラブル情報をノウハウにしたりできます。導入事例・導入業種も数多くありますので、安心です。

KnowhowBaseのライセンスは無料です。SalesforceライセンスとKnowhowBaseの導入費用はは別途必要となりますが、KnowhowBaseのライセンスプランが無料なのは、企業の業務担当者や情報システム担当者も選びやすいのではないでしょうか？ KnowhowBaseを試したい方には、お問い合わせでご相談が可能です。ぜひ、下記サイトからご相談してみてください。

参照元URL：https://www.n-sysdes.co.jp/product/salesforce/knowhowbase/

 

NotePM（ノートピーエム）　　ポイント：ナレッジ管理ツールだけじゃない機能が豊富

   

マニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」は、（株）プロジェクト・モードが提供しています。ナレッジやノウハウを一元管理することで、‘あの人しか知らない’と言われる社内ノウハウの属人化を解消し、社内の‘知りたい’がすぐ見つかるナレッジマネジメントツールです。

またナレッジ管理だけでなく、マニュアル作成、社内wiki、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有等、さまざまなシーンで活用ができます。全文検索やファイル共有機能により、社内の業務手順書だけでなく、社内報・社内FAQ、議事録、日報、目標管理・OKR等の企業のナレッジの標準化が可能です。導入事例になる登録企業は13,000社以上あります。金融、小売、IT・システム開発の業種だけでなく、サポートセンターやコンタクトセンター等のお客様接点が多い業種で利用されています。

料金・価格はホームページに公開されています。NotePMの料金は、プラン：8ユーザー/80GBで、4､800円/月額から提供されています。情報を見るだけの参照系ユーザーであれば、無料で利用できます（ユーザー数の3倍まで）。無料トライアルでお試しできるNotePMもあります。詳しくは下記URLよりお問い合わせください。

参照元URL：https://notepm.jp/

 

Confluence（コンフルエンス）　ポイント：Freeプランは永久に無料　AI を活用したナレッジマネジメントツール

   

ナレッジマネジメント＋プロジェクトコラボレーションツール「Confluence」はAtlassian（アトラシアン社）が提供しています。複数のチーム全体でナレッジを作成し、共有し、活用することが可能で、社内wikiとしてチームの情報を管理できます。 ‘チームの意識を1ケ所に’をコンセプトに、マーケティング・プロジェクト計画・製品/ソフトウェア管理・ビジネス戦略等のナレッジは一元管理されています。

それらのナレッジはテンプレート化されていますので、テンプレートを活用し、議事録等をドキュメント形式で残せます。 Atlassian社はオーストラリア本社の企業であり、Confluenceは英語、日本語、ドイツ語、フランス語、中国語等の多言語対応ができています。

料金・価格はFreeプランが最大10ユーザーまで永久に無料です。Standardプランは1ユーザー645円/月額から提供されています。PremiumプランやEnterpriseプランもあり、機能、セキュリティ、ストレージ、サポート内容によって選択できます。Freeプランですぐに無料で使うこともできますし、Standard プランや Premium プランには無料トライアルがありますので、お試しが可能です。詳しくは下記URLよりお問い合わせください。

参照元URL：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

 

kibela（キベラ）　ポイント：5名までずっと無料で使える情報共有ツール

   

情報共有ツール「kibela」は、株式会社ビットジャーニーが提供しています。‘ナレッジ共有が習慣化し意思決定の精度を上げる’をコンセプトにした組織を自律化する情報共有ツールです。他のツールとAPI連携してから簡単にインポートできますので、リアルタイムに共同編集したり、コメントしたりできます。

またグループでアクセスコントロールされ、複数条件に対応した高度な検索や記事に「いいね！」をしてチャットのコメントで素早く議論もできるので、情報共有が深まります。

コミュニティープランは5名までの利用でずっと無料です。チームユーザー数が無制限となるスタンダードプランは1ユーザー550円/月額から提供されています。コミュニティープランは無料で利用できますが、グループ作成数、容量、機能アップデート等に制限がありますので、詳しくは下記URLよりご確認ください。

参照元URL：https://kibe.la/

 

Microsoft Teams 無料版（マイクロソフト）　ポイント：シームレスに会議・チャット・オンラインでファイル共有

   

Microsoft Teams 無料版はマイクロソフト社が提供しており、数多くの企業で利用されています。無料でサインアップすれば、誰でもダウンロードでき、オールインワンのアプリをすぐに利用できます。大企業向けや一般企業向けだけでなく、学校向けのライセンスも用意されています。 コミュニケーション共有とファイル共有を合わせたチームでの共同作業できるため、ノウハウ共有に向いているツールと言えるのではないでしょうか？

お客様のビジネスに合ったTeamsライセンスがあり、無料版だけなく企業のマイクロソフトライセンス契約によって、機能面でも様々な有料ライセンスもあります。詳しくは下記URLよりお問い合わせください。

参照元URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/free

 

LINE WORKS（ラインワークス）　ビジネスチャットツールを無料で情報共有できる

   

LINE WORKSはLINE WORKS株式会社が提供しています。LINE WORKSは、「LINEとつながる唯一のビジネスチャット」をキャッチに、おなじみのLINEスタンプ利用等のLINEとの親和性が高く、累計で40万社以上に導入されています。ビジネスチャットツールとして、社内コミュニケーションの効率化を目的とした情報共有ツールと言えます。 数多くの業種に導入されており、卸売・小売、理美容、物流・運輸、建設・不動産、教育、医療・介護、IT・情報システム等の、LINE WORKSは様々な現場の業務をしています。

フリープランはユーザー数30名まで無料で利用できますので、初めてビジネスチャットを利用する企業に向いています。スタンダードプランは1ユーザー450円/月額から提供されており、ユーザー数が無制限で利用でき、ストレージ容量もフリープランよりも多く使えます。無料のフリープランで始めて有料のスタンダードプランにアップグレードもできますし、いきなり30日間無料の LINE WORKS有償プランのトライアルも用意されています。詳しくは下記URLよりご確認ください。

参照元URL：https://line-works.com/

 

まとめ

 

「社内で使える無料ノウハウ共有ツールとナレッジツール7選」と題しまして、ご説明してまいりました。ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールとの違い、社内で使える無料のノウハウ共有ツールが求められる背景、システムのビジネスでの使い方がご理解いただけたと思います。

そして、なんとなくミックスされて使用している「ノウハウとナレッジ」という言葉ですが、下記のように定義するとわかりやすくなることもわかりました。

・ノウハウ＝個人が入力して蓄積されている情報を、組織で共有して活用すること

・ナレッジ＝ノウハウを組織データとして共有し、組織の知識として活用すること

そして、ノウハウ共有とナレッジ共有は企業の成長や人材育成に求められているため、必然的にツールを検討していくことになります。

しかし、SFA/CRM、グループウェア、チャットツール、ストレージ共有ツールは導入している企業は多くあり、情報は蓄積されています。つまり、蓄積されている情報と連携させながら、ノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールの導入を進めていきたいと考えているのです。

そこで、社内で使える「無料のツールやシステムから」、企業の業務担当者や情報システム担当者は検討していきます。理由は以下の2点が挙げられます。

 

ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールへの要望・ポイント

• ノウハウ共有ツールやナレッジ共有ツールは、うまく導入して活用できる自信がない。
• 従って、できれば社内で使える無料のものから使って、既存システムとうまく連携させたい

このようなポイントをしっかりと抑えて、ノウハウ共有ツールとナレッジ共有ツールを検討していくとうまく進めていけるかもしれませんね。

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